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Software für Großhändler und Distributoren: B2B-Bestellungen, Außendienst und ERP

Ein Großhändler oder Distributor nimmt Bestellungen meist über mehrere Wege gleichzeitig an: Kunden bestellen per Telefon und E-Mail, und der Außendienst sammelt Bestellungen unterwegs. Wenn jeder Weg damit endet, dass Bestellungen ins Warenwirtschaftssystem abgetippt werden, steigen Fehlerquote und Bearbeitungszeit. Abhilfe schafft ein einziges System: ein B2B-Portal, in dem der Kunde selbst bestellt, ein CRM für den Außendienst mit Katalog und Bestellungen auf dem Smartphone sowie die Anbindung an ERP und KSeF, das polnische E-Rechnungssystem. Das B2B-Portal bauen wir ab 3.550 EUR netto, das CRM ab 11.550 EUR netto und Integrationen ab 1.400 EUR netto.

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B2B-Portal (UN·Portal)
ab 3.550 EUR netto
CRM für den Außendienst (UN·CRM)
ab 11.550 EUR netto
Integration mit ERP und KSeF (UN·Connect)
ab 1.400 EUR netto
Gebühren pro Nutzer
0 EUR

Woran Sie es erkennen

  • Bestellungen kommen per Telefon, per E-Mail und über den Außendienst, und jede muss ins Warenwirtschaftssystem abgetippt werden.
  • Der Außendienstmitarbeiter kommt mit Notizen von seinen Besuchen zurück, und das Büro erfährt von der Bestellung erst nach seiner Rückkehr.
  • Kunden rufen an, um nach dem Bestellstatus oder der Rechnung zu fragen.
  • Die Preise für verschiedene Kundengruppen stehen in einer Tabelle, die nur eine Person kennt.

Was wir für Großhändler und Distributoren bauen

  1. B2B-Portal für Kunden

    Der Geschäftskunde meldet sich an, sieht sein eigenes Angebot, gibt die Bestellung auf und lädt Dokumente herunter. Bestellhistorie und Status liegen an einem Ort, sodass er nicht anrufen muss.

  2. CRM für den Außendienst

    Besuchsprotokoll, Katalog mit Produkten und Paketen sowie Bestellungen vom Smartphone, auch ohne Empfang. So arbeitet der Außendienst von ScanVet, einem Distributor von Veterinärprodukten.

  3. Routen und Fuhrpark

    Das Büro plant Routen und sieht die GPS-Daten der Fahrzeuge neben den Verkaufsdaten.

  4. Anbindung an ERP, EDI und KSeF

    Bestellungen aus dem Portal und vom Außendienst gelangen ohne Abtippen ins Warenwirtschaftssystem, und Rechnungen können sofort an das KSeF gehen.

Drei Wege und wann welcher sinnvoll ist

  1. Weg 1

    B2B-Modul der Warenwirtschaft oder der Shop-Plattform

    Wenn Ihr ERP-Programm oder Ihre Shop-Plattform ein B2B-Modul hat, das zu Ihren Preisen und Kundengruppen passt.

    Preislogik und Ansichten nur in dem Umfang, den der Anbieter vorgesehen hat. Der Außendienst braucht womöglich ein separates Tool.

  2. Weg 2

    Standard-CRM mit mobiler App

    Wenn es vor allem um die Besuche des Außendiensts geht und die Bestellungen ohnehin im ERP landen.

    Abonnement für jeden Nutzer. Prüfen Sie, ob die App ohne Empfang funktioniert und ob sie die Bestellung an Ihr ERP übergibt.

  3. Weg 3

    Ein individuell entwickeltes System

    Wenn Kunden, Außendienst und Lager mit denselben Daten arbeiten sollen, mit Ihren Preisen und Anbindung an das ERP.

    Höhere Anfangskosten, dafür ohne Gebühren pro Nutzer und ohne Abtippen von Bestellungen zwischen Systemen.

So sieht das in unseren Referenzprojekten aus

Für ScanVet, einen Distributor von Veterinärprodukten, haben wir ein CRM gebaut, in dem Besuche, Bestellungen und Notizen des Außendiensts in einem System landen, und das Büro sieht Routen und GPS-Daten des Fuhrparks neben den Verkaufsdaten. Der Außendienstmitarbeiter arbeitet auch ohne Empfang, und die Daten synchronisieren sich von selbst.

Siyami’s Meat verkauft im Groß- und Einzelhandel in einem Shop: Geschäftskunden geben bei der Bestellung ihre Steuernummer (NIP) für die Rechnung an, und ein Gastronomiebetrieb berechnet Bedarf und Portionskosten selbst, bevor er nach einem Angebot fragt.

Unsere Referenzprojekte

Häufige Fragen

Was unterscheidet ein B2B-Portal von einem Onlineshop?

Ein Shop ist für alle da, ein B2B-Portal für feste Geschäftskunden nach dem Login: mit ihren Preisen, ihrer Bestellhistorie und ihren Dokumenten. Beides lässt sich in einem System verbinden.

Landen die Bestellungen in meinem Warenwirtschaftssystem?

Ja, wenn sich das Programm anbinden lässt (API, EDI oder Dateiaustausch). ERP-Integrationen kalkulieren wir ab 1.400 EUR netto, nachdem wir geprüft haben, wie Ihr Programm Daten annimmt.

Kann der Außendienst ohne Internet arbeiten?

Ja. Im CRM für ScanVet erfasst der Außendienstmitarbeiter Besuche und Bestellungen ohne Empfang, und die Daten werden synchronisiert, sobald wieder Netz da ist. Der Außendienst hat außerdem eine Android-App.

Können die Rechnungen an das KSeF gehen?

Ja. Eine bei der Bestellung ausgestellte Rechnung lässt sich sofort an das KSeF senden. Ab dem 1. Januar 2027 ist das KSeF für alle Pflicht, und ein aktiver Umsatzsteuerpflichtiger, der einen anderen aktiven Umsatzsteuerpflichtigen per Überweisung bezahlt, gibt die KSeF-Nummer der Rechnung an (Rechtsstand: 12. Oktober 2026).

Was kostet das und wie lange dauert es?

B2B-Portal ab 3.550 EUR netto, CRM ab 11.550 EUR netto, Integrationen ab 1.400 EUR netto, ohne Gebühren pro Nutzer. Das erste funktionsfähige Modul liefern wir nach 2 Wochen, Zeitplan und Festpreis erhalten Sie nach der Anforderungsanalyse.

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