Gotowy CRM czy dedykowany? Koszt na 3 lata dla 5, 10, 20 i 50 osób
Pipedrive, HubSpot, Livespace, Firmao, RAYNET, Zoho i Salesforce kontra CRM na zamówienie: koszt licencji w 3 lata dla 5, 10, 20 i 50 użytkowników i progi opłacalności.
W skrócie
- Przy 5 użytkownikach gotowy CRM jest w 3 lata wyraźnie tańszy: od około 18 000 zł (Zoho CRM Professional) do 31 000 zł (Livespace Automation z wdrożeniem), wobec od 49 000 zł za dedykowany CRM w UNSEEN.
- Przy 20 użytkownikach te same abonamenty kosztują w 3 lata od około 72 000 zł do 315 000 zł, a przy 50 od około 181 000 zł do 787 000 zł.
- Wyjątkiem jest Bitrix24, który liczy cenę za firmę, nie za osobę: plan dla 50 użytkowników to około 14 400 zł w 3 lata.
- Dedykowany CRM ma koszt budowy niezależny od liczby osób, ale dochodzi do niego utrzymanie i rozwój. Ze stałym abonamentem rozwojowym UNSEEN (UN·Care) 3 lata to 153 400 zł.
- Rachunek finansowy to połowa decyzji. Druga połowa: czy gotowy system obsługuje Twój proces bez obejść i ile kosztują integracje.
- Do 10 osób, standardowa sprzedaż
- Gotowy CRM
- Kilkadziesiąt osób, prosty CRM
- Gotowy CRM z ceną za firmę (np. Bitrix24)
- 15+ osób i nietypowy proces lub integracje
- Dedykowany CRM
Koszt licencji gotowego CRM w 3 lata
Wyliczenie: cena za użytkownika miesięcznie × liczba użytkowników × 36 miesięcy, plus obowiązkowe opłaty jednorazowe, jeśli producent je podaje. Dla każdego systemu wzięliśmy plan średni (taki, który zwykle wybierają firmy z kilkuosobowym działem sprzedaży) z płatnością roczną. Ceny w EUR i USD przeliczyliśmy po średnim kursie NBP z 6 października 2026.
| System i plan | 5 osób | 10 osób | 20 osób | 50 osób |
|---|---|---|---|---|
| Zoho CRM Professional (23 EUR) | 18 091 | 36 183 | 72 366 | 180 914 |
| Firmao Professional (109 zł netto) | 19 620 | 39 240 | 78 480 | 196 200 |
| RAYNET Professional (139 zł) | 25 020 | 50 040 | 100 080 | 250 200 |
| Pipedrive Growth (39 EUR) | 30 677 | 61 353 | 122 707 | 306 767 |
| Livespace Automation (148 zł netto) + wdrożenie START 4 500 zł | 31 140 | 57 780 | 111 060 | 270 900 |
| HubSpot Sales Hub Professional (100 USD) + onboarding 1 500 USD | 75 793 | 145 755 | 285 680 | 705 454 |
| Salesforce Pro Suite (100 EUR) | 78 658 | 157 316 | 314 633 | 786 582 |
Koszt dedykowanego CRM w 3 lata
Dedykowany CRM nie ma opłaty za użytkownika, ale ma koszt budowy i utrzymania. Poniżej przykłady z publicznych cenników. Kwoty budowy to ceny „od”: realna cena zależy od zakresu.
| Wariant | Budowa | Utrzymanie przez 3 lata | Razem |
|---|---|---|---|
| CodeScriptum Start (do 10 osób, 3 miesiące opieki w cenie) + wsparcie od 999 zł/mies. | od 24 999 | 32 967 (33 miesiące) | od 57 966 |
| CodeScriptum Professional (do 50 osób, 6 miesięcy opieki) + wsparcie od 999 zł/mies. | 49 999 | 29 970 (30 miesięcy) | od 79 969 |
| Megabajty: pierwsza wersja z jednym modułem + Abonament Full IT od 1 499 zł/mies. | 20 000-40 000 | 53 964 | 73 964-93 964 |
| UNSEEN UN·CRM bez abonamentu rozwojowego (monitoring, backupy, poprawki w cenie) | od 49 000 | 0 zł + koszt serwera | od 49 000 |
| UNSEEN UN·CRM + UN·Care od 2 900 zł/mies. (rozwój, godziny deweloperskie) | od 49 000 | 104 400 | od 153 400 |
Kiedy które rozwiązanie wychodzi taniej
Porównując pierwszą tabelę z ceną budowy UN·CRM (od 49 000 zł), abonament przekracza ten próg w 3 lata przy około 8 osobach w Pipedrive Growth, 9 w Livespace Automation, 10 w RAYNET Professional, 13 we Firmao Professional i 14 w Zoho CRM Professional. Przy HubSpot Professional i Salesforce Pro Suite próg to około 4 osoby. Jeśli doliczyć stały abonament rozwojowy (153 400 zł w 3 lata), progi rosną do kilkudziesięciu osób dla tańszych systemów.
- Gotowy CRM wychodzi taniej, gdy zespół jest mały, proces sprzedaży standardowy, a potrzebne integracje są w katalogu dodatków producenta.
- Dedykowany CRM wychodzi taniej, gdy użytkowników jest kilkunastu i więcej, gotowy system wymaga drogiego planu tylko dla jednej funkcji albo płacisz osobno za integracje i obejścia.
- Pieniądze to nie wszystko: w gotowym CRM ryzykiem są podwyżki i zmiany planów, w dedykowanym zależność od wykonawcy. W obu przypadkach sprawdź, jak wyeksportujesz dane.
Koszty, które łatwo pominąć
| Pozycja | Gotowy CRM | Dedykowany CRM |
|---|---|---|
| Wdrożenie i konfiguracja | Często osobna opłata: Livespace 4 500-18 000 zł netto, HubSpot Professional 1 500 USD | W cenie budowy |
| Integracje | Dodatki, aplikacje z marketplace albo osobne narzędzia do automatyzacji | Wyceniane w projekcie |
| Nowi użytkownicy | Każda osoba podnosi abonament | Bez zmiany ceny |
| Zmiany w procesie | Ograniczone do tego, co pozwala system | Rozwój płatny (abonament lub godziny) |
| Ceny w czasie | Producent może zmienić cennik; promocje dotyczą zwykle pierwszego okresu | Ustalone w umowie z wykonawcą |
| Serwer | W cenie abonamentu | Osobny koszt, zależny od infrastruktury |
Metodologia
Porównujemy koszt licencji i obowiązkowych opłat w okresie 36 miesięcy, bez kosztu pracy zespołu przy wdrożeniu i bez inflacji.
- Wybór planów
- Dla każdego gotowego CRM plan średni z cennika producenta, z płatnością roczną. Pełne zakresy cen wszystkich planów są w artykule o cenach CRM na zamówienie.
- Waluty
- Ceny w EUR i USD przeliczone po kursie średnim NBP z 6.10.2026 (tabela 194/A/NBP/2026). Kurs w dniu płatności może być inny.
- Netto i brutto
- Kwoty w brzmieniu producenta. Livespace i Firmao podają ceny netto. Przy pozostałych cennikach sprawdź u producenta, czy do ceny dochodzi VAT.
- Dedykowany CRM
- Ceny „od” z publicznych cenników firm. Realna wycena zależy od zakresu, więc tabela pokazuje minimum, nie średnią.
Ceny i kursy: stan na 6 października 2026. Strony źródłowe zarchiwizowaliśmy w dniu sprawdzenia.
Widzisz błąd w wyliczeniu albo nieaktualną cenę? Napisz na kontakt@unseen.com.pl. Poprawimy w ciągu 7 dni roboczych i odnotujemy zmianę w historii aktualizacji.
Najczęstsze pytania
Historia aktualizacji
- Pierwsza wersja: 7 gotowych CRM i 3 firmy z cenami dedykowanego CRM, kursy NBP z 6.10.2026.
Źródła
- Pipedrive: cennik
- HubSpot: cennik Sales Hub
- HubSpot: katalog produktów i usług (ceny katalogowe)
- Livespace: cennik
- Livespace: pakiety wdrożeniowe
- Firmao: cennik
- RAYNET: cennik
- Bitrix24: cennik
- Zoho CRM: cennik
- Salesforce Sales Cloud: cennik
- CodeScriptum: CRM dla firm
- Megabajty: ile kosztuje oprogramowanie dedykowane
- NBP: kurs średni EUR (tabela A)
- NBP: kurs średni USD (tabela A)
Nazwy produktów należą do ich właścicieli i zostały użyte wyłącznie w celu identyfikacji. Porównanie dotyczy kosztów, nie jakości systemów.
Potrzebujesz indywidualnej porady?
Umów się na darmową konsultację. Przeanalizujemy Twój biznes i zaproponujemy konkretne rozwiązania.