KSeF w CRM i sklepie internetowym: 5 sposobów integracji i ceny (październik 2026)
Terminy i kary KSeF na październik 2026 oraz 5 sposobów podłączenia sklepu, CRM i własnego systemu: od bezpłatnej aplikacji MF po integrację z API. Z cenami 20 rozwiązań.
W skrócie
- Od 1 kwietnia 2026 faktury dla firm wystawia w KSeF prawie każdy przedsiębiorca. Do 31 grudnia 2026 poza KSeF mogą zostać faktury, jeśli ich suma nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 obowiązek dotyczy wszystkich, a odbierać faktury przez KSeF trzeba już od 1 lutego 2026.
- Kary z art. 106ni (do 100% VAT z faktury wystawionej poza KSeF) według obowiązującej ustawy działają od 1 stycznia 2027. 16 września 2026 resort finansów zapowiedział brak kar do końca 2027, ale projekt zmiany ustawy (UD477) na 6 października 2026 nie jest uchwalony.
- Faktury dla konsumentów (B2C) nie muszą trafiać do KSeF.
- Najtaniej jest skorzystać z integracji wbudowanej w platformę sklepu (IdoSell i Base.com mają ją w cenie abonamentu) albo z programu do faktur z KSeF (np. inFakt od 9,90 zł netto miesięcznie).
- Integracja na zamówienie ma sens dopiero wtedy, gdy faktura powstaje w Twoim CRM lub systemie i gotowe narzędzia nie obsługują Twojego procesu.
- Kilka faktur w miesiącu, bez automatyzacji
- Aplikacja Podatnika KSeF (bezpłatna)
- Sklep na IdoSell lub Base.com
- Integracja wbudowana w platformę
- Sklep WooCommerce, Shopify, Shoper
- Wtyczka lub program do faktur
- Własny system, gotowe API zamiast budowy
- Bramka API do KSeF
- Faktury powstają w CRM na zamówienie
- Integracja bezpośrednia z API KSeF
Terminy i kary: stan na 6 października 2026
| Termin | Co się dzieje | Podstawa |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | KSeF 2.0 jedynym systemem, struktura FA(3) zamiast FA(2). Wystawianie obowiązkowe dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązkowe dla wszystkich. | ksef.podatki.gov.pl |
| 1 kwietnia 2026 | Wystawianie obowiązkowe dla pozostałych firm, także zwolnionych z VAT. | ksef.podatki.gov.pl |
| do 31 grudnia 2026 | Poza KSeF można wystawiać faktury, jeśli ich suma brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m), oraz faktury z kas i paragony z NIP do 450 zł (art. 145n). | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 1 stycznia 2027 | KSeF obowiązkowy dla wszystkich. Według obowiązującej ustawy zaczynają obowiązywać kary z art. 106ni. | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| zapowiedź z 16.09.2026 | Brak kar do 31 grudnia 2027. Wymaga zmiany ustawy: projekt UD477 wpisany do wykazu 23.09.2026, na 6.10.2026 w uzgodnieniach. | gov.pl, RCL |
Kara z art. 106ni to do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Ustawa wyklucza za to odpowiedzialność karną skarbową. Zapowiedziane odroczenie kar nie przesuwa obowiązku: według komunikatu KAS od 1 stycznia 2027 urzędy będą reagować na faktury wystawiane poza KSeF.
5 sposobów podłączenia sklepu, CRM i własnego systemu
| Sposób | Dla kogo | Koszt (przykłady) | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF (Ministerstwo Finansów) | Kilka faktur w miesiącu, bez automatyzacji | 0 zł | Ręczne wystawianie. Faktur z załącznikiem nie da się wystawić w bezpłatnych aplikacjach MF. |
| Program do faktur lub księgowy z KSeF | Większość małych firm; sklep lub CRM łączy się z programem wtyczką albo przez API programu | inFakt od 9,90 zł netto/mies.; Symfonia KSeF Plus Basic 690 zł netto/rok; iFirma bez opłat do 3 faktur/mies. | Faktura powstaje w programie, nie w Twoim systemie. Zakres API zależy od programu. |
| Integracja wbudowana w platformę sklepu albo wtyczka | Sklepy na IdoSell, Base.com, Shoper, Shopify, WooCommerce | IdoSell i Base.com: w cenie abonamentu; Shoper: dodatek od 16 zł netto/mies.; Shopify: aplikacje od 7 USD/mies. | Zakres różni się między rozwiązaniami (np. Base.com nie odbiera faktur z KSeF). |
| Bramka API do KSeF | Własny system, który ma wysyłać faktury bez budowania obsługi szyfrowania i sesji | od 10 zł netto/mies. (KSeF Service, API w planie za 60 zł) do 500 zł netto/mies. za NIP (ksefapi.pl) | Zależność od zewnętrznej usługi. Trzeba sprawdzić odbiór faktur kosztowych i tryb offline. |
| Integracja bezpośrednia z API KSeF 2.0 | Faktury powstają w CRM lub systemie na zamówienie, procesy nietypowe | projekt: np. Fide-Soft: konfiguracja od 1 000 zł netto, dedykowane API od 7 500 zł netto; UNSEEN od 5 900 zł netto | Wykonawca musi utrzymywać zgodność ze zmianami API i struktury faktury. |
Sklep internetowy: gotowe integracje według platformy
Najpierw sprawdź, co oferuje Twoja platforma. W kilku przypadkach integracja jest już w abonamencie i nie potrzebujesz niczego dokupować.
| Platforma | Rozwiązanie | Jak działa | Cena |
|---|---|---|---|
| IdoSell | Wbudowana integracja z KSeF | Z panelu sklepu, certyfikat na NIP właściciela; faktury, korekty, zaliczkowe, zbiorcze; tryb offline24 | w cenie abonamentu |
| Base.com (BaseLinker) | Integracja z KSeF w module dokumentów | Wysyłka z modułu faktur Base, numer KSeF i kod QR na PDF. Według FAQ Base odbioru faktur z KSeF nie ma i nie będzie | w ramach abonamentu, bez limitu dokumentów |
| Shoper | Shoper Faktury i Magazyn lub aplikacja Furgonetki | Dodatek Shopera: integracja KSeF 2.0 (token lub certyfikat), bez importu faktur kosztowych. Aplikacja Furgonetki: faktury z zamówień automatycznie do KSeF | Shoper: 16 zł netto/mies. (pakiet Pełny 39 zł); Furgonetka: 16 zł/mies. |
| WooCommerce | Dodatek KSeF do Faktur WooCommerce (WP Desk) | Bezpośrednio do API KSeF, FA(3), token lub certyfikat; najpopularniejsze rozwiązanie KSeF w repozytorium WordPress (700+ instalacji) | dodatek bezpłatny; automatyczne wystawianie w Faktury WooCommerce PRO za 229 zł netto/rok |
| WooCommerce | Integracje IFIRMA | Zamówienia trafiają do IFIRMA, która wystawia fakturę, sprawdza NIP i wysyła ją do KSeF | do 100 zamówień w pakiecie Faktura+, powyżej 41,50 zł/mies. |
| Shopify | Faktly: KSeF Invoicing | Bezpośrednio do KSeF z UPO, sprawdzanie NIP w koszyku, korekty po zwrocie; aplikacja z 27.08.2026 | bezpłatnie do 10 faktur/mies., potem od 19,90 USD/mies. |
| Shopify | Sufio | Faktury i noty kredytowe B2B dla polskich firm wysyłane do e-fakturowania w imieniu sprzedawcy | od 7 USD/mies. (15 faktur) + 0,05 USD za e-fakturę |
| PrestaShop | KSeF Service | Moduł e-commerce: zamówienie, FA(3), KSeF; obsługuje też WooCommerce, Shoper, ShopGold i IdoSell | +15 zł netto/mies. za sklep do planu od 10 zł netto/mies. |
Bramki i API do KSeF dla własnego systemu
Bramka przejmuje najtrudniejszą część: uwierzytelnianie, szyfrowanie, sesje i statusy. Twój system wysyła do niej prostsze dane (zwykle JSON) przez REST API. Poniżej usługi i firmy z publicznymi informacjami o ofercie, w kolejności alfabetycznej.
Bramka KSeF (BinSoft)
Bramka lokalna (on-premise)- Model
- aplikacja lokalna z API (Windows, macOS)
- Cena
- bezpłatnie do 2 faktur/mies., do 166,88 zł netto/mies. bez limitu faktur
- Siedziba
- Szczytno
Aplikacja uruchamia własny serwer HTTP, więc dowolny program może wysłać fakturę wywołaniem adresu URL. Obsługuje wysyłkę i odbiór faktur, KSeF 2.0 i FA(3), ma środowisko testowe.
- Dane nie przechodzą przez cudzy serwer w chmurze
- Progi cenowe zależne od liczby faktur
- Abonament z 12-miesięcznym zobowiązaniem
- Wersja jako usługa Windows kosztuje 249,99 zł netto/mies.
Źródło: bramka-ksef.pl
Fide-Soft
Integracje sklep, ERP, KSeF- Model
- projekt + utrzymanie
- Cena
- konfiguracja od 1 000 zł, gotowa integracja od 3 500 zł, dedykowane API od 7 500 zł, utrzymanie od 400 zł/mies. (netto)
- Siedziba
- Warszawa
Integrator skupiony na przepływie dokumentów: sklep, BaseLinker lub marketplace, potem ERP i KSeF. Przy niestandardowych procesach projektuje dedykowane API lub middleware.
- Jeden z nielicznych integratorów z jawnym cennikiem projektowym
- Doświadczenie w e-commerce i BaseLinkerze
- Na stronie KSeF brak informacji o FA(3), trybie offline24 i środowisku testowym: warto o nie dopytać przy wycenie
Źródło: fide-soft.com
Integracja z KSeF (integracja-ksef.pl, BinSoft)
Abonament z limitem faktur- Model
- usługa w przeglądarce, API na życzenie
- Cena
- od 49,99 zł netto/mies. (50 faktur) do 99,99 zł netto/mies. (500 faktur)
- Siedziba
- Szczytno
Ten sam operator co Bramka KSeF. Do limitu wliczają się faktury wysyłane i kosztowe pobierane cyklicznie z KSeF. Wiele firm na jednym koncie tylko w planie Platinum.
- 30 dni okresu próbnego
- Odbiór faktur kosztowych w cenie planu
- API udostępniane na życzenie, nie od razu w panelu
Źródło: integracja-ksef.pl
KSeF API (ksefapi.dev)
Proste API JSON dla jednej firmy- Model
- REST API jako usługa
- Cena
- 299 zł netto/mies. za jedną firmę, do 1 000 faktur/mies.
- Siedziba
- Gdynia
Wysyłasz JSON, a usługa przejmuje walidację, generowanie XML, wysyłkę i statusy faktur. Osobne środowiska testowe, demo i produkcyjne.
- Jedna, przejrzysta cena
- Trzy środowiska do testów
- Na stronie brak informacji o pobieraniu faktur kosztowych i trybie offline24
Źródło: ksefapi.dev
KSeF API (ksefapi.pl, NETCAT)
Bez limitu faktur, wiele NIP- Model
- usługa rozliczana za NIP, opcjonalnie bramka on-premise
- Cena
- od 500 zł netto/mies. za 1 NIP do 300 zł netto/mies. za NIP przy 11-20 podmiotach
- Siedziba
- Warszawa
Rozliczenie za podmiot, bez limitu wysyłanych i odbieranych faktur. W planie indywidualnym REST API może działać lokalnie jako maszyna wirtualna lub kontener Docker.
- Brak limitu liczby faktur
- Wariant lokalny dla firm, które nie chcą wysyłać danych przez chmurę
- Najwyższa cena za jeden podmiot w tym zestawieniu
- Generowanie faktur offline24 jest w ofercie on-premise wymienione jako dodatek
Źródło: ksefapi.pl
KSeF API Gateway (ksefapi.com, BIZNETO)
Duży wolumen, gotowe SDK- Model
- bramka REST API
- Cena
- 299 USD/mies. (do 1 000 faktur), 799 USD/mies. (do 10 000)
- Siedziba
- Rzeszów
Kolejkowanie i ponawianie wysyłki, webhooki, SDK dla Pythona, PHP, Node.js i Javy. Deklarowane integracje z Comarch Optima, SAP, wFirma i ifirma.
- SDK w czterech językach
- Wysoki próg liczby faktur w planie Professional
- Ceny w USD, bez informacji, czy to kwoty netto
- Regulamin z 1.02.2026 opisuje XML zgodny ze schemą FA(2), a od 1 lutego 2026 obowiązuje FA(3): warto dopytać o aktualizację
Źródło: ksefapi.com
KSeF Service
Najtańsze REST API w zestawieniu- Model
- abonament: panel WWW, API, moduły e-commerce
- Cena
- od 10 zł netto/mies.; REST API w planie STANDARD za 60 zł netto/mies.
- Siedziba
- Poraj
Wysyłka i odbiór faktur sprzedażowych i zakupowych we wszystkich pakietach, numer KSeF i UPO. Webhooki statusów, dokumentacja OpenAPI, środowisko testowe po rejestracji.
- Niski koszt wejścia
- Gotowe moduły dla PrestaShop, WooCommerce, Shoper, ShopGold i IdoSell (+15 zł netto/mies. za sklep)
- Na stronie brak informacji o trybie offline24
Źródło: ksefservice.pl
ksef.io
Start dla developerów- Model
- API jako usługa
- Cena
- bezpłatnie pierwsze 100 faktur, 199 zł/mies. do 5 000 faktur
- Siedziba
- Kobierzyce
JSON i token Bearer, SDK dla Pythona, Node.js i Javy, webhooki statusów. FAQ opisuje korekty, duplikaty i UPO.
- Bezpłatny pakiet na testy
- SLA 99,5% w planie Startup
- Strona nie podaje, czy ceny są netto czy brutto
- W październiku 2026 wciąż widoczny baner promocji „do 31 maja 2026”, więc treść strony może być nieaktualna
Źródło: ksef.io
mIT group
Comarch Optima i sklepy- Model
- usługa projektowa
- Cena
- brak publicznego cennika, bezpłatna wycena
- Siedziba
- Łódź
Konfiguracja Comarch ERP Optima, łączenie WooCommerce i Shopera z programem do faktur oraz własne integracje z API KSeF: wysyłka, statusy, pobieranie faktur zakupowych i obsługa błędów.
- Testy wysyłki i odbioru w środowisku testowym KSeF w zakresie usługi
- Koszt poznasz dopiero po analizie
Źródło: mitgroup.pl
Integracja bezpośrednia z API KSeF 2.0: co wchodzi w zakres
Jeśli porównujesz oferty na integrację w systemie na zamówienie, przejdź z każdym wykonawcą tę listę. Wszystkie punkty wynikają z oficjalnej dokumentacji KSeF 2.0. Oferta, która nie wspomina o UPO, trybie offline i fakturach kosztowych, opisuje mniejszy zakres niż oferta, która je obejmuje, nawet jeśli cena wygląda podobnie.
- Uwierzytelnianie: podpis XAdES (kwalifikowany, pieczęć, Profil Zaufany, certyfikat KSeF) albo token KSeF, a na końcu token dostępowy JWT z odświeżaniem.
- Szyfrowanie: każda faktura szyfrowana AES-256, a klucz RSA-OAEP kluczem publicznym Ministerstwa Finansów.
- Sesje i statusy: sesja interaktywna (pojedyncze faktury, do 12 godzin) lub wsadowa (paczki ZIP). Weryfikacja jest asynchroniczna, więc system musi odpytywać o status i pobrać UPO.
- Walidacja FA(3): XML w UTF-8 bez BOM, zgodny ze schematem; limity 1 MB na fakturę (3 MB z załącznikiem) i 10 000 faktur w sesji.
- Numeracja: KSeF odrzuca duplikat (NIP sprzedawcy, rodzaj faktury, numer). Przy kilku źródłach faktur, np. sklepie i CRM, numeracja musi być wspólna.
- Tryb offline: faktura wystawiona poza KSeF z dwoma kodami QR (weryfikacja faktury i tożsamość wystawcy), wysłana później w terminie zależnym od trybu.
- Faktury kosztowe: przyrostowe pobieranie paczek z obsługą limitów zapytań (HTTP 429) i deduplikacją.
- Środowiska: TEST, DEMO (konfiguracja jak produkcja) i PROD. Na środowiskach testowych nie wolno używać prawdziwych danych.
Jak wybrać rozwiązanie: lista kontrolna
- Gdzie powstaje faktura? W programie księgowym, w platformie sklepu czy w Twoim systemie? Od tego zależy, gdzie ma być integracja.
- Czy potrzebujesz też odbioru faktur kosztowych? Nie każde rozwiązanie je pobiera (np. Base.com tylko wysyła).
- Co się dzieje, gdy KSeF nie działa? Zapytaj o tryb offline24 i kody QR na wydruku lub PDF.
- Czy rozwiązanie obsługuje FA(3) i KSeF 2.0? Część dokumentacji wciąż odwołuje się do FA(2).
- Jak uwierzytelniasz się w KSeF? Token czy certyfikat KSeF (certyfikat jest ważny do 2 lat).
- Ile kosztuje rozwiązanie przy Twojej liczbie faktur za 12 miesięcy, a nie w pierwszym miesiącu promocji?
- Kto aktualizuje integrację, gdy Ministerstwo zmieni API albo strukturę faktury?
Metodologia
Zestawienie obejmuje rozwiązania, które publicznie deklarują obsługę KSeF dla sklepów, CRM lub własnych systemów. Nie testowaliśmy ich na koncie produkcyjnym: opisujemy to, co producent deklaruje na swojej stronie, i oznaczamy, czego strona nie mówi.
- Źródła
- Wyłącznie publiczne strony producentów, Ministerstwa Finansów, Dziennika Ustaw i Rządowego Centrum Legislacji. Każda karta ma link do źródła.
- Ceny
- Tak, jak podaje producent: netto lub brutto, w walucie ze strony, bez rabatów indywidualnych i bez przeliczania walut.
- Zakres
- Wysyłka, odbiór faktur kosztowych, tryb offline, UPO i API wpisujemy tylko wtedy, gdy producent je deklaruje. Brak informacji opisujemy jako brak informacji, a nie jako brak funkcji.
- Kolejność
- Tabele: od najprostszego do najbardziej złożonego sposobu integracji. Karty firm: alfabetycznie. Kolejność nie jest oceną.
Stan na 6 października 2026. Strony źródłowe zarchiwizowaliśmy w dniu sprawdzenia.
Widzisz błąd albo nieaktualną cenę? Napisz na kontakt@unseen.com.pl. Poprawimy w ciągu 7 dni roboczych i odnotujemy zmianę w historii aktualizacji.
Najczęstsze pytania o KSeF
Historia aktualizacji
- Pierwsza wersja zestawienia: terminy, kary, 5 sposobów integracji, rozwiązania dla 5 platform sklepów, 9 bramek i integratorów.
Źródła
- Ministerstwo Finansów: podstawy prawne i kluczowe terminy KSeF
- Ministerstwo Finansów: zakres obowiązkowego KSeF
- Ministerstwo Finansów: pytania i odpowiedzi KSeF 2.0
- Ministerstwo Finansów: tryby szczególne wystawiania faktur
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203
- Ustawa z 16 czerwca 2023 r., Dz.U. 2023 poz. 1598
- KAS: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r. (16.09.2026)
- RCL: projekt UD477
- Dokumentacja API KSeF 2.0 (Ministerstwo Finansów, GitHub)
- inFakt: program do KSeF (cennik)
- Symfonia KSeF Plus (cennik)
- iFirma: cennik
- IdoSell: integracja z KSeF
- Base.com: integracja z KSeF
- Base.com: FAQ dokumentów sprzedaży (odbiór faktur)
- Shoper Faktury i Magazyn
- WP Desk: Faktury WooCommerce
- Sufio: cennik
Nazwy produktów i firm należą do ich właścicieli i zostały użyte wyłącznie w celu identyfikacji. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową.
Potrzebujesz indywidualnej porady?
Umów się na darmową konsultację. Przeanalizujemy Twój biznes i zaproponujemy konkretne rozwiązania.